Zwolle is een stad die het hele jaar door iets organiseert, van een buurtbarbecue op een hofje tot een festival waar tienduizenden mensen op afkomen. Wie zelf iets wil neerzetten, krijgt te maken met de gemeente. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn, als je op tijd begint en weet in welke categorie je valt.
Melding of vergunning
Voor een klein evenement met beperkt bezoek, zonder afsluiting van een doorgaande weg en zonder versterkt geluid van betekenis, volstaat vaak een melding. Voor alles wat groter is, wat de openbare ruimte langer bezet houdt of wat gevolgen heeft voor verkeer en veiligheid, is een evenementenvergunning nodig. Twijfel je, ga er dan van uit dat je een vergunning nodig hebt en vraag het na.
Termijnen
Een melding kan relatief kort van tevoren, maar voor een vergunning gelden ruime termijnen die met de omvang meelopen. Reken voor een middelgroot evenement op maanden en voor iets groots op een halfjaar of meer, want politie, brandweer en de veiligheidsregio moeten adviseren. Te laat indienen is de meest voorkomende reden dat iets niet doorgaat.
Wat er bij een aanvraag hoort
- Een plattegrond met de indeling, de podia, de kramen en de nooduitgangen.
- Een draaiboek met tijden, opbouw, afbouw en het programma.
- Een veiligheidsplan met beveiliging, EHBO en een ontruimingsscenario.
- Een verkeersplan als er wegen afgaan of omleidingen nodig zijn.
- Gegevens over geluid, met de opstelling en de richting van de installaties.
- Een ontheffing voor het schenken van alcohol, als dat aan de orde is.
De locatie bepaalt veel
Zwolle heeft vaste evenementenlocaties met eigen spelregels. In de binnenstad gelden de Grote Markt, het Grote Kerkplein en de Melkmarkt als podium, maar daar spelen de weekmarkt, de bereikbaarheid van winkels en de bewoners boven de zaken mee. Park de Wezenlanden is de grote groene locatie van de stad en heeft eigen afspraken over ondergrond, herstel en geluid. Kies je locatie dus voordat je een programma vastlegt.
Geluid en de buurt
Geluidsnormen en eindtijden zijn geen detail maar de kern van de vergunning. In een compacte binnenstad waar boven vrijwel elke winkel iemand woont, wordt daar streng op gelet. Informeer de omwonenden zelf, ruim van tevoren en met een briefje in de bus waarop staat wat er gebeurt, wanneer het klaar is en wie ze kunnen bellen. Dat scheelt meer klachten dan welke maatregel dan ook.
Het kleine werk
Ook een straatfeest vraagt om een paar dingen. Een melding bij de gemeente, afspraken met de buren, een vrije doorgang voor hulpdiensten van minimaal een paar meter breed, en het opruimen achteraf. Voor een springkussen op een grasveld en een tafel met koffie is dat het hele verhaal. Voor een afzetting met dranghekken en een geluidsinstallatie ligt het anders.
Afval, water en stroom
Denk vooraf na over de logistiek. Waar komt de stroom vandaan, is er water in de buurt, en wie ruimt het afval op. In de binnenstad zijn de aanrijroutes smal en gelden venstertijden voor laden en lossen. Regel dat met de leverancier voordat er een vrachtwagen voor een poort staat die er niet doorheen past.
Begin met een gesprek
Voor alles wat groter is dan een straatfeest loont het om vroeg met de gemeente om tafel te gaan. Je hoort dan meteen of de datum vrij is, of de locatie kan en welke adviezen je gaat krijgen. Dat gesprek kost een uur en voorkomt dat je maanden werk in een plan steekt dat op een van die drie punten sneuvelt.
Verzekering en aansprakelijkheid
Als organisator ben je aansprakelijk voor wat er op je evenement gebeurt. Regel daarom een aansprakelijkheidsverzekering die past bij de omvang, en check of vrijwilligers eronder vallen. Voor een straatfeest is dat vaak via de gemeente of een buurtvereniging al geregeld, voor een groter evenement moet je het zelf afsluiten. Vraag ook naar de voorwaarden van de locatie, want een terrein wordt meestal verhuurd met eisen over herstel en schade.
Na afloop
Opruimen hoort bij het evenement en niet bij de gemeente. Spreek vooraf af wie de afvalcontainers regelt, wanneer het terrein leeg moet zijn en hoe de ondergrond wordt hersteld. In een park betekent dat rekening houden met sporen in het gras en met de beplanting. Een organisator die het terrein netjes achterlaat, krijgt de volgende keer aanzienlijk makkelijker een vergunning, en dat is in een stad met veel evenementen een reëel voordeel.
